1. Rechtlicher Rahmen und Fristen
Das Wachstumschancengesetz hat die Weichen für die digitale Transformation der Rechnungsstellung gestellt. Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen noch als Papierrechnung oder als PDF (ohne strukturierte Daten) versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen jedoch alle B2B-Rechnungen zwingend als strukturierte elektronische Rechnung gemäß EN 16931 übermittelt werden.
2. Zulässige Formate: XRechnung vs. ZUGFeRD
Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Die Finanzverwaltung akzeptiert Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
| Format | Eigenschaften |
|---|---|
| XRechnung | Reines XML-Format, ideal für automatisierte Schnittstellen. |
| ZUGFeRD | Hybrid-Format: PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. |
Während die XRechnung primär auf die maschinelle Verarbeitung durch eine automatisierte Multichannel-Versandsoftware ausgelegt ist, bietet ZUGFeRD den Vorteil, dass das Dokument für den Menschen lesbar bleibt und gleichzeitig maschinell ausgelesen werden kann.
3. Integration in den Versandprozess
Die Umstellung erfordert eine Anpassung der internen Workflows. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Systeme die notwendigen Stammdaten wie Leitweg-IDs oder spezifische Steuerschlüssel korrekt verarbeiten können. Ein professionelles Shopify-Setup oder andere Shop-Systeme müssen so konfiguriert sein, dass sie die Rechnungsdaten direkt in das geforderte XML-Format transformieren.
Rechnungsrelevante Daten aus dem Shop oder ERP extrahieren.
Prüfung der Daten gegen die EN 16931 Norm.
Übermittlung via E-Mail oder Peppol-Netzwerk.
Bei Fragen zur technischen Umsetzung oder zur Auswahl der passenden Schnittstellen können Sie gerne ein kostenloses Erstgespräch vereinbaren, um Ihre spezifische Situation zu analysieren.
4. Fazit für die Praxis
Die E-Rechnungspflicht ist kein reines IT-Projekt, sondern eine steuerrechtliche Notwendigkeit. Die Archivierung muss gemäß GoBD erfolgen, was bedeutet, dass die Rechnungen unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden müssen. Wer jetzt mit der Umstellung beginnt, vermeidet Engpässe zum Stichtag 2027.
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