1. Die GoBD-Grundlagen verstehen
Die 'Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff' (GoBD) sind kein Gesetz im klassischen Sinne. Sie konkretisieren jedoch die Anforderungen der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuches (HGB). Für Onlinehändler bedeutet dies: Digitale Belege müssen genauso sicher wie Papierbelege behandelt werden.
2. Kernanforderungen an die Archivierung
Die Finanzverwaltung fordert die Einhaltung der GoBD-Prinzipien: Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit und Vollständigkeit. Besonders kritisch ist die Unveränderbarkeit. Ein Dokument darf nach der Archivierung nicht mehr modifizierbar sein.
| Anforderung | Bedeutung für den Händler |
|---|---|
| Aufbewahrungsfrist | 10 Jahre gemäß § 147 AO |
| Unveränderbarkeit | Keine nachträgliche Manipulation möglich |
| Zeitgerechte Erfassung | Buchungen müssen zeitnah erfolgen |
3. Umsetzung im E-Commerce
Im Onlinehandel fallen täglich tausende Transaktionen an. Eine manuelle Archivierung ist hier unmöglich. Nutzen Sie daher eine automatisierte automatisierte Multichannel-Versandsoftware, die Belege direkt in ein revisionssicheres Archiv überführt. Der Prozess muss dokumentiert sein.
Rechnungen müssen in ihrem Originalformat (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) archiviert werden.
Erstellen Sie eine schriftliche Beschreibung, wie Daten erfasst und gespeichert werden.
Wenn Sie Fragen zur technischen Umsetzung haben, können Sie gerne ein kostenloses Erstgespräch vereinbaren. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Systeme auf die Zertifizierung der Archiv-Schnittstellen.
4. Risiken bei Nichtbeachtung
Bei einer Betriebsprüfung prüft der Prüfer den Datenzugriff gemäß § 147 Abs. 6 AO. Fehlen Belege oder sind diese veränderbar, drohen Hinzuschätzungen. Dies kann den Gewinn massiv erhöhen und zu hohen Steuernachzahlungen führen.
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