Definition: Was ist ein OMS?
Ein Order Management System (OMS) ist eine Software, die alle eingehenden Bestellungen aus verschiedenen Verkaufskanälen — also Marktplätzen wie Otto, AboutYou oder Mirakl sowie eigenen Online-Shops — in einer zentralen Oberfläche zusammenführt und die anschließende [Auftragsabwicklung](../multichannel-versandsoftware.html) automatisiert.
Ohne ein OMS muss ein Multichannel-Händler jeden Marktplatz separat im Browser öffnen, Bestellungen manuell herunterladen, Versandlabels in einem anderen System erstellen, Rechnungen in einem dritten Programm generieren und die Trackingnummer dann wieder manuell zurück in jeden Marktplatz einpflegen. Das kostet bei 100 Bestellungen täglich viele Stunden — und ist fehleranfällig.
Ein OMS erledigt all das automatisch und in einem einzigen Workflow.
Was kann ein OMS?
Die Kernfunktionen eines Order Management Systems umfassen typischerweise:
Bestellungen aus allen angebundenen Marktplätzen und Shops werden automatisch importiert und in einer zentralen Übersicht dargestellt. Kein manuelles Wechseln zwischen verschiedenen Backends mehr.
Versandlabels für DHL, Hermes, GLS, DPD oder andere Carrier werden direkt aus dem OMS generiert — auf Knopfdruck oder vollautomatisch. Die Abmessungen und Gewichte werden aus den Bestelldaten übernommen.
Rechnungen und Lieferscheine werden automatisch als druckfertige PDFs generiert. Moderne OMS-Lösungen unterstützen auch die [E-Rechnung](../rechnungssoftware-handwerker.html) im XRechnung- und ZUGFeRD-Format — Pflicht für B2B-Transaktionen seit 2025.
Nach dem Versand überträgt das OMS die Trackingnummer automatisch zurück an den jeweiligen Marktplatz. Der Käufer sieht die Sendungsverfolgung direkt auf der Plattform — ohne manuelles Einpflegen.
Alle Belege werden revisionssicher archiviert — entsprechend den deutschen GoBD-Anforderungen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 8 Jahre.
Ab wann lohnt sich ein OMS?
Die Frage, ab wann sich ein OMS lohnt, lässt sich relativ klar beantworten: Sobald du auf mehr als einem Verkaufskanal aktiv bist und die manuelle Verwaltung spürbar Zeit kostet.
Als grobe Richtlinie gilt:
| Bestellungen/Monat | Kanäle | Empfehlung |
|---|---|---|
| Unter 50 | 1 | OMS noch nicht nötig |
| 50 – 100 | 2+ | OMS sinnvoll |
| Ab 100 | 2+ | OMS klar empfohlen |
| Ab 500 | beliebig | OMS unverzichtbar |
Bei 100 Bestellungen täglich und drei Marktplätzen kostet das manuelle Einpflegen von Trackingnummern allein schon 2–3 Stunden pro Tag. Ein OMS amortisiert sich in solchen Fällen innerhalb weniger Wochen.
OMS vs. ERP: Was ist der Unterschied?
Ein häufig verwechseltes Begriffspaar: OMS und ERP haben unterschiedliche Schwerpunkte.
- Fokus auf Post-Purchase-Logistik
- Bestellverwaltung und -abwicklung
- Versandlabels und Tracking
- Rechnungen und Belege
- Schlank, günstig, schnell eingerichtet
- Umfassende Unternehmenslösung
- Warenwirtschaft und Lagerverwaltung
- Einkauf und Buchhaltung
- Personalverwaltung
- Komplex, teuer, langer Einrichtungsaufwand
Für kleine und mittlere Onlinehändler ohne eigenes Lager ist ein reines OMS oft die bessere Wahl: günstiger, schneller eingerichtet und auf das Wesentliche fokussiert. Ein ERP-System lohnt sich erst ab einer gewissen Größe und Komplexität.
Der typische OMS-Workflow
So läuft die tägliche Arbeit mit einem OMS ab — am Beispiel eines Händlers, der auf Otto, AboutYou und Mirakl verkauft:
Das OMS importiert automatisch alle neuen Bestellungen aus Otto, AboutYou und Mirakl — stündlich oder in Echtzeit. Alle Bestellungen erscheinen in einer zentralen Übersicht.
Für jede Bestellung wird ein Versandlabel bei DHL oder Hermes generiert. Gleichzeitig erstellt das OMS automatisch den Lieferschein und die Rechnung als PDF.
Die Labels werden ausgedruckt und auf die Pakete geklebt. Der eigentliche Versand findet wie gewohnt statt.
Das OMS überträgt die Trackingnummern automatisch zurück an Otto, AboutYou und Mirakl. Der Käufer erhält eine Versandbestätigung mit Tracking-Link.
Fazit
Ein Order Management System ist für Multichannel-Händler ab etwa 50–100 Bestellungen pro Monat ein unverzichtbares Werkzeug. Es spart täglich Stunden an manueller Arbeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Kunden auf allen Kanälen zeitnah eine Versandbestätigung erhalten.
Der entscheidende Vorteil gegenüber einem vollständigen ERP-System: Ein OMS ist schlanker, günstiger und schneller eingerichtet — ohne unnötigen Funktionsballast.
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