1. Grundlagen der E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen. Dies ermöglicht die automatisierte Verarbeitung durch eine automatisierte Multichannel-Versandsoftware oder Buchhaltungssysteme. Die reine Bilddatei reicht rechtlich nicht mehr aus.
Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein. Das bedeutet, die Daten müssen in einer XML-Struktur vorliegen, die ohne manuelle Eingriffe ausgelesen werden kann.
2. Technische Unterschiede
Der Hauptunterschied liegt im Aufbau. ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei. Die XRechnung hingegen ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Komponente für den Menschen.
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | Hybrid (PDF + XML) | Rein XML |
| Lesbarkeit | Mensch & Maschine | Nur Maschine |
| Flexibilität | Hoch | Starr |
Bei ZUGFeRD extrahiert das System die XML-Daten aus dem PDF-Container. Das PDF dient lediglich als visuelle Bestätigung für den Empfänger. Die XRechnung erfordert hingegen einen Viewer oder ein ERP-System, um die Daten für den Anwender sichtbar zu machen.
3. Anwendungsbereiche
Behörden in Deutschland fordern seit Jahren die XRechnung. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD oft beliebter, da es den Übergang von klassischen Papierrechnungen erleichtert.
Das System generiert die Rechnungsdaten gemäß der gewählten Norm.
Die XML-Struktur wird gegen das Schema geprüft.
Versand via E-Mail oder Peppol-Netzwerk.
4. Rechtliche Einordnung
Die Anforderungen an die Archivierung bleiben gemäß GoBD bestehen. Unabhängig vom Format müssen die Daten unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden. Wer unsicher bei der Umsetzung ist, kann ein kostenloses Erstgespräch vereinbaren, um die Prozesskette zu optimieren.
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