Häufige Fragen zu OMS, Multichannel-Versand & Preisen

Ein Order Management System (OMS) ist eine Software, die alle Bestellungen aus verschiedenen Verkaufskanälen zentral bündelt und die Abwicklung automatisiert: Bestellimport aus Marktplätzen und Shops, Versandlabel-Erstellung bei Carriern wie DHL oder Hermes, Rechnungs- und Lieferscheinerstellung, und Tracking-Synchronisation zurück an die Plattform. Ein OMS ersetzt das manuelle Wechseln zwischen verschiedenen Marktplatz-Backends und spart damit täglich Arbeitsstunden.

Ein OMS konzentriert sich auf die Auftragsabwicklung nach dem Kaufabschluss (Post-Purchase): Bestellverwaltung, Versand, Rechnungen, Tracking. Ein ERP-System ist umfassender und beinhaltet zusätzlich Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, Einkauf, Buchhaltung und oft auch Personalverwaltung. Für kleine Multichannel-Händler ohne eigenes Lager ist ein reines OMS oft ausreichend und deutlich günstiger.

Ein OMS lohnt sich ab etwa 50 bis 100 Bestellungen pro Monat, sobald man auf mehr als einem Verkaufskanal aktiv ist. Ab diesem Volumen übersteigt die eingesparte Arbeitszeit die monatlichen Tool-Kosten. Bei Multichannel-Händlern auf drei oder mehr Plattformen lohnt sich ein OMS fast immer — das manuelle Wechseln zwischen den Backends kostet unverhältnismäßig viel Zeit.

Die Kosten variieren stark nach Anbieter und Bestellvolumen. Günstige Lösungen starten ab etwa 10 Euro pro Monat und skalieren nutzungsbasiert. Bei 500 Bestellungen monatlich liegen die Kosten je nach Anbieter zwischen 25 und 150 Euro. Bei 2.000 Bestellungen zwischen 70 und 250 Euro. Achte auf versteckte Kosten wie Setup-Gebühren, Mitarbeiter-Konten oder Archivierungsgebühren — diese können den tatsächlichen Monatspreis erheblich erhöhen.

Nein. Ein OMS kann vollständig unabhängig von einer Warenwirtschaft betrieben werden. Für Händler, die keine eigene Lagerverwaltung brauchen — zum Beispiel Dropshipper oder Händler mit ausgelagerter Logistik — ist ein reines OMS ohne Warenwirtschaft oft die schlankere und günstigere Lösung. Wer allerdings Lagerbestände aktiv verwalten und über mehrere Kanäle synchron halten muss, braucht entweder eine Warenwirtschaft oder ein Komplettsystem.

Multichannel-Selling bedeutet, Produkte gleichzeitig auf mehreren Plattformen zu verkaufen. Die größten Herausforderungen: Bestellungen aus verschiedenen Quellen zusammenführen, Versandlabels für jeden Kanal erstellen, Trackingnummern zurück an jede Plattform melden und Rechnungen kanalübergreifend konsistent erstellen. Ein OMS automatisiert genau diese Aufgaben.

Gängige OMS-Lösungen unterstützen Marktplätze wie Amazon, eBay, Otto, AboutYou, Mirakl, Kaufland, Zalando und weitere. Nicht jedes OMS unterstützt alle Plattformen — besonders AboutYou und Mirakl sind nicht bei allen Anbietern nativ integriert. TheOmniStack unterstützt aktuell nativ Amazon, eBay, Etsy, AboutYou, Mirakl und Otto. Die Anbindung für Shopify folgt im Oktober 2026.

Mirakl ist eine White-Label-Marktplatz-Plattform, die von großen Händlern als Basis für ihren eigenen Marktplatz genutzt wird. In Deutschland sind das unter anderem MediaMarkt, Conrad Electronic, Decathlon und weitere Einzelhändler, die über Mirakl externe Händler auf ihrer Plattform anbieten. Die Mirakl-API ist technisch anspruchsvoller als direkte Marktplatz-APIs — weshalb sie nicht von allen OMS nativ unterstützt wird.

Das OMS importiert die Bestelldaten inklusive Lieferadresse aus den angebundenen Marktplätzen. Auf Knopfdruck — oder vollautomatisch — wird ein Versandlabel bei DHL, Hermes oder einem anderen Carrier generiert und kann direkt gedruckt werden. Die dabei erzeugte Trackingnummer wird automatisch zurück an den Marktplatz übermittelt, sodass der Käufer die Sendungsverfolgung direkt auf der Plattform sehen kann.

Über die Marktplatz-API überträgt das OMS nach der Labelgenerierung automatisch die Trackingnummer und den Carrier an den jeweiligen Marktplatz. Bei Otto, AboutYou und Mirakl ist das ein standardisierter API-Aufruf im Hintergrund. Für den Händler bedeutet das: Kein manuelles Einpflegen von Trackingnummern in verschiedene Backends mehr — das spart pro Bestellung mehrere Minuten Arbeitszeit.

Die E-Rechnungspflicht gilt ab 2025 für B2B-Transaktionen in Deutschland. Alle Rechnungen zwischen Unternehmen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden können — als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Für B2C-Rechnungen an Endkonsumenten gibt es keine Pflicht. Für Onlinehändler, die auch gewerbliche Kunden bedienen, ist die E-Rechnung ab 2025 verpflichtend.

XRechnung ist ein reines XML-Format — maschinenlesbar, aber für Menschen nicht direkt lesbar. Es wird vor allem im B2B-Bereich und für Behörden verwendet. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine normale PDF-Rechnung mit eingebettetem XML. Sie ist sowohl für Menschen lesbar als auch maschinenverarbeitbar. ZUGFeRD eignet sich gut für Onlinehändler, weil Kunden die Rechnung als gewohntes PDF erhalten, während Buchhaltungssysteme das XML automatisch verarbeiten.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) schreiben vor, wie Geschäftsdokumente in Deutschland aufbewahrt werden müssen: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und für 10 Jahre zugänglich. Für Onlinehändler bedeutet das: Alle Rechnungen, Lieferscheine und Belege müssen revisionssicher gespeichert werden. Viele OMS-Lösungen bieten diese Archivierung inklusive — das spart ein separates Archivierungstool.

Ja, absolut. TheOmniStack ermittelt und verarbeitet die Umsatzsteuer für Ihre grenzüberschreitenden Verkäufe (Tax Remittance) vollautomatisch. Die Software berechnet die länderspezifischen Steuersätze für B2C-Verkäufe im EU-Ausland (gemäß der 10.000 € Lieferschwelle und des One-Stop-Shop-Verfahrens / OSS) sowie für B2B-Verkäufe per Reverse-Charge. Alle Daten werden finanzamtskonform aufbereitet, sodass Sie oder Ihr Steuerberater die Abführung fehlerfrei vornehmen können.

Ja, TheOmniStack verfügt über eine integrierte Abrechnungs-Engine, die eine vollständig GoBD-konforme Rechnungsstellung (GoBD-compliant billing) gewährleistet. Jede erstellte Rechnung und Gutschrift erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer, wird unveränderbar im System festgeschrieben und automatisch für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre revisionssicher archiviert. Damit sind Ihre Abrechnungsprozesse absolut finanzamtsicher.

Die benötigten Zugangsdaten variieren je nach Marktplatz:

• Shopify & Etsy: Werden per einfacher OAuth-Schnittstelle verknüpft. Bei Shopify geben Sie nur Ihren internen Shop-Namen (z. B. mein-shop) ein und autorisieren die App mit einem Klick.
• OTTO Market: Benötigt die Client-ID und das Client-Secret aus Ihrem OTTO-Partnerportal.
• About You Seller Center: Benötigt lediglich Ihren API-Key.
• Mirakl-Marktplätze (Kaufland, Decathlon, MediaMarkt etc.): Hier geben Sie die API-URL (aus der Browser-Adressleiste Ihres Backends) und den API-Key (aus Ihren persönlichen Profileinstellungen) ein. Lediglich der Decathlon-EU-Hauptaccount nutzt eine OAuth2-Verbindung mit Client-ID und Client-Secret.

Die Hermes-Anbindung ist bei TheOmniStack besonders einfach: Sie müssen nur Ihren Benutzernamen (E-Mail) und Ihr Passwort aus dem normalen Hermes Geschäftskundenportal (GKP) eingeben. Es sind keine gesonderten API-Verträge, Entwickler-Tokens oder XML-Schnittstellenfreischaltungen bei Hermes notwendig. In den Einstellungen können Sie zudem eine Standard-Paketgröße (XS bis XL) sowie die Retourenmethode festlegen.

Für DHL hinterlegen Sie Ihren GKP-Benutzername und das Passwort. Ein eigener API-Entwicklerschlüssel ist optional (wenn leergelassen, wird der globale TheOmniStack-Supportschlüssel genutzt). Wichtig ist die Angabe Ihrer 14-stelligen Abrechnungsnummer (Verfahrensnummer) für das jeweilige Produkt (z. B. Paket National, Connect oder Warenpost) unter Abrechnungsnummern. Diese setzt sich aus Ihrer 10-stelligen EKP-Nummer, der 2-stelligen Verfahrens-ID (z. B. 01 für Paket, 62 für Warenpost) und der 2-stelligen Partner-ID zusammen.

Nachdem Sie Ihre Verkaufskanäle (z. B. Shopify oder OTTO) verbunden haben, können Sie den Bestandsabgleich direkt in den Einstellungen des jeweiligen Kanals einschalten. Sie bestimmen, ob Bestandsänderungen in Echtzeit an alle angebundenen Plattformen übermittelt werden, um Überverkäufe sicher zu vermeiden.

Unter Einstellungen > Rechnungen laden Sie Ihr Firmenlogo hoch, definieren Ihre Standard-Zahlungsbedingungen und Steuersätze. Hier können Sie auch entscheiden, ob standardmäßig ZUGFeRD- oder XRechnung-Formate für B2B-Kunden generiert werden sollen. TheOmniStack erzeugt und archiviert alle Belege revisionssicher für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren im Hintergrund.

Nein. TheOmniStack konzentriert sich zu 100 % auf die Logistik nach dem Kauf (Post-Purchase): Bestellimport, Versandlabel-Erstellung, Rechnungen und Retouren. Wir bieten keine klassische Warenwirtschaft mit Einkaufsplanung, Lieferantenverwaltung oder komplexer Lagerplatzverwaltung an. Dieser bewusste Verzicht macht das Tool extrem schlank, schnell und kostengünstig — ideal für kleine bis mittlere Händler.

Sobald Sie den Bestandsabgleich in Ihren Verkaufskanälen aktivieren, verwaltet TheOmniStack Ihre Lagerbestände zentral. Geht eine Bestellung (z. B. über OTTO) ein, wird der Bestand dieses Artikels automatisch in der TheOmniStack-Datenbank reduziert. Anschließend wird die geänderte Lagermenge in Echtzeit an alle anderen angebundenen Kanäle (z. B. Shopify oder About You) übermittelt, um Überverkäufe zu verhindern.

Wenn ein Kunde Ware zurückschickt, können Sie den beiliegenden Lieferschein, Retourenschein oder das Adresslabel einfach mit Ihrem Smartphone (über unsere integrierte Scan-App) fotografieren. Unsere integrierte Gemini-KI liest das Bild aus, erkennt automatisch die Bestellnummer, den Kundennamen sowie die retournierten Artikel und listet den Vorgang sofort in Ihrem Retourenportal auf. Ein manuelles Suchen und Abtippen im System entfällt vollständig.

Im Retourenportal können Sie für die eingegangene Retoure mit einem Klick die Rückerstattung auslösen. TheOmniStack meldet die Erstattung direkt an den jeweiligen Marktplatz (z. B. OTTO, Decathlon oder Shopify) und erstellt automatisch eine GoBD-konforme Gutschrift.

Wichtige Ausnahme bei Etsy: Etsy erlaubt technisch keine Erstattungen über externe Schnittstellen (APIs). Sie können die Erstattung in TheOmniStack durchführen, um die Gutschrift für Ihre Buchhaltung zu erzeugen und den Lagerbestand anzupassen – die eigentliche Geld-Rückerstattung an den Käufer müssen Sie im Anschluss jedoch manuell direkt im Etsy Shop Manager vornehmen.

Bei jeder Erstattung können Sie für jeden Artikel einzeln auswählen, ob er wieder dem Lagerbestand hinzugefügt (Restocking) werden soll. Bei einer Freigabe wird der Bestand in TheOmniStack erhöht und sofort mit allen angebundenen Verkaufskanälen synchronisiert. Defekte Ware kann so gezielt vom Lagerbestand ausgeschlossen werden.

Ja, absolut. TheOmniStack verfügt über einen vollwertigen **Angebots-Generator**. Sie können professionelle Angebote für Ihre B2B-Kunden oder Dienstleistungen erstellen und direkt aus dem System versenden. Sobald der Kunde das Angebot annimmt, können Sie es mit nur einem Klick in einen Lieferschein oder eine GoBD-konforme Rechnung umwandeln. Das spart doppelte Dateneingaben.

Das System bietet ein **automatisiertes Mahnwesen (Dunning)**. Sie können individuelle Regeln für drei Stufen definieren: eine freundliche Zahlungserinnerung (z. B. 2 Tage nach Fälligkeit), die 1. Mahnung (z. B. 7 Tage nach Fälligkeit) und die 2. Mahnung (z. B. 14 Tage nach Fälligkeit). Jede Stufe kann mit eigenen E-Mail-Vorlagen, Absenderadressen und optionalen Mahngebühren konfiguriert werden. Rechnungen von Kunden, die vom Mahnlauf ausgeschlossen werden sollen, können auf eine Ausschlussliste gesetzt werden.

Ja. Unter **Eingangsrechnungen** können Sie Lieferantenrechnungen (als PDF oder XML) hochladen und erfassen. Das System speichert die Beträge (Netto, MwSt, Brutto), Fälligkeiten und die Bankverbindungen (IBAN/BIC) des Lieferanten. So behalten Sie den Zahlungsstatus Ihrer Ausgaben (Offen, Bezahlt, Storniert) direkt im selben Dashboard im Blick.

TheOmniStack berechnet einen einheitlichen Tier-Preis pro Bestellung, abhängig von deiner monatlichen Gesamtmenge:

• Bis 141 Bestellungen → 9,90 € netto (Mindestgebühr)
• Bis 250 Bestellungen → 0,07 € pro Stück
• Bis 500 Bestellungen → 0,05 € pro Stück
• Bis 1.000 Bestellungen → 0,04 € pro Stück
• Bis 2.000 Bestellungen → 0,035 € pro Stück
• Bis 5.000 Bestellungen → 0,02 € pro Stück
• Bis 10.000 Bestellungen → 0,015 € pro Stück
• Bis 25.000 Bestellungen → 0,009 € pro Stück
• Bis 50.000 Bestellungen → 0,008 € pro Stück
• Bis 100.000 Bestellungen → 0,006 € pro Stück
• Bis 200.000 Bestellungen → 0,005 € pro Stück
• Ab 200.000 Bestellungen → 0,0045 € pro Stück

Der Preisrechner auf der Startseite zeigt den genauen Monatspreis für Volumina bis 5.000 Bestellungen. Alle Preise netto zzgl. MwSt.

Ja. TheOmniStack bietet 14 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang an — keine Kreditkarte erforderlich, keine automatische Verlängerung in einen kostenpflichtigen Tarif. Nach 14 Tagen entscheidest du aktiv, ob du weitermachen willst.

Die meisten Händler sind innerhalb der 14-tägigen Testphase vollständig eingerichtet. Du verbindest deine Marktplätze (AboutYou, Mirakl, Otto) und Versanddienstleister (DHL, Hermes), richtest Rechnungsvorlagen ein und bist fertig. Konkret dauert das je nach Datenmenge und vorhandenen Zugangsdaten ein bis drei Tage.

Händler, die von einem anderen OMS zu TheOmniStack wechseln, erhalten im ersten Jahr 25 % Rabatt auf den monatlichen Tarif. Voraussetzung: Du zeigst uns beim Onboarding die letzte Rechnung deines bisherigen Tools — nicht älter als drei Monate. Der Bonus gilt ab dem ersten kostenpflichtigen Monat nach der Testphase und ist nicht mit anderen Rabatten kombinierbar.

Im Preis sind 10 Mitarbeiter-Accounts ohne Aufpreis enthalten — jeder mit eigenem Login und granularer Rechteverwaltung. Das reicht für die meisten kleinen bis mittleren Handelsbetriebe: Lager, Büro und Geschäftsführung können gleichzeitig im System arbeiten. Weitere Accounts können flexibel zugebucht werden.