Was bedeuten die GoBD für Händler?
Die Abkürzung GoBD steht für die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Für Sie als Onlinehändler bedeutet das: Sobald Sie Rechnungen digital erstellen, versenden oder empfangen, greifen diese Vorgaben. Das Finanzamt verlangt, dass Ihre Buchführung für einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit nachvollziehbar ist.
Das Finanzamt akzeptiert keine "verlorenen" E-Mails oder unleserliche PDF-Dateien. Eine fehlende Verfahrensdokumentation führt bei Betriebsprüfungen oft zu Hinzuschätzungen durch den Prüfer.
GoBD-konforme Praxis im Alltag
Im E-Commerce-Alltag begegnen Ihnen die GoBD an vielen Stellen. Ob Sie Rechnungen über eine automatisierte Multichannel-Versandsoftware generieren oder ein Shopify-Setup nutzen: Die Daten müssen unveränderbar gespeichert werden. Eine einfache Ablage im Windows-Ordner reicht hierfür nicht aus, da Dateien dort jederzeit manipuliert werden können.
Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos und zeitnah erfasst werden.
Beschreiben Sie, wie Ihre Software Daten verarbeitet und archiviert.
Speichern Sie Dokumente so, dass sie nicht mehr gelöscht oder verändert werden können.
Revisionssicherheit und Aufbewahrung
Die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Unterlagen beträgt in Deutschland in der Regel 10 Jahre. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Dokument ursprünglich digital oder in Papierform vorlag. Wenn Sie Papierrechnungen scannen, müssen Sie sicherstellen, dass das digitale Abbild dem Original entspricht und während der gesamten Frist lesbar bleibt.
| Anforderung | Umsetzung im E-Commerce |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Archivierung in einem WORM-Speichermedium (Write Once Read Many). |
| Vollständigkeit | Alle Belege, auch Stornos und Gutschriften, müssen archiviert werden. |
| Zeitgerechte Buchung | Tägliche oder zeitnahe Verbuchung der Transaktionen. |
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle IT-Infrastruktur alle Anforderungen erfüllt, können Sie gerne ein kostenloses Erstgespräch vereinbaren. Wir analysieren gemeinsam, wo Ihre Prozesse noch Lücken aufweisen könnten.
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