Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein strukturiertes, rein XML-basiertes Datenformat. Sie dient dem Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern (B2G). Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung, die lediglich ein Abbild darstellt, enthält die XRechnung alle Informationen in einer für Maschinen lesbaren Struktur. Behörden in Deutschland fordern dieses Format zwingend ein, um die Verarbeitung in ihren Systemen zu automatisieren.
XRechnung vs. ZUGFeRD
Händler stehen oft vor der Frage, welches Format sie wählen sollen. Während die XRechnung rein auf XML setzt, kombiniert ZUGFeRD ein PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Dies macht ZUGFeRD für den Menschen lesbar und für die Maschine verarbeitbar.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + XML |
| Hauptnutzer | Behörden (B2G) | B2B-Bereich |
| Lesbarkeit | Nur maschinell | Mensch & Maschine |
Praktische Umsetzung im E-Commerce
Wenn Sie Waren an öffentliche Stellen liefern, müssen Sie Ihre Prozesse anpassen. Die manuelle Erstellung ist fehleranfällig. Nutzen Sie stattdessen eine automatisierte Multichannel-Versandsoftware, die den Export in das XML-Format unterstützt. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtfelder wie die Leitweg-ID korrekt hinterlegt sind. Fehlt diese, lehnt das System der Behörde die Rechnung sofort ab.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Stammdaten (Steuernummer, USt-IdNr.) korrekt im System hinterlegt sind.
Fragen Sie beim Kunden die spezifische Leitweg-ID ab, da diese für die Zustellung zwingend erforderlich ist.
Prüfen Sie die generierte XML-Datei vor dem Versand mit einem offiziellen Validierungstool auf Konformität.
Für eine tiefergehende Beratung zu Ihren Buchhaltungsprozessen oder zur Anbindung an Marktplätze können Sie gerne ein kostenloses Erstgespräch vereinbaren. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung spart langfristig Zeit und reduziert manuelle Fehler in der Buchhaltung erheblich.
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