Was ist ZUGFeRD?
Das ZUGFeRD-Format löst das Problem der Medienbrüche in der Buchhaltung. Ein ZUGFeRD-Dokument ist ein PDF/A-3, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Während der Mensch das PDF wie gewohnt öffnet und liest, extrahiert eine automatisierte Multichannel-Versandsoftware die XML-Daten direkt in das Buchhaltungssystem. Dieser Prozess eliminiert manuelle Tippfehler und beschleunigt die Rechnungsprüfung massiv.
Das PDF dient als visuelle Repräsentation für den Kunden, während das XML die maschinenlesbaren Informationen wie Rechnungsnummer, Steuersatz und Beträge für das ERP-System bereitstellt.
ZUGFeRD in der Praxis
Onlinehändler stehen oft vor der Herausforderung, Rechnungen rechtssicher und effizient zu versenden. Wenn Sie ZUGFeRD nutzen, stellen Sie sicher, dass Ihr System die Anforderungen der EN 16931 erfüllt. Die Erstellung erfolgt meist über eine Schnittstelle, die beim Export der Rechnung das XML-Schema gemäß dem ZUGFeRD-Standard generiert.
Das System zieht alle relevanten Transaktionsdaten aus dem Shop-Backend.
Die Daten werden in das standardisierte XML-Format nach ZUGFeRD-Spezifikation umgewandelt.
Das XML wird in ein PDF/A-3 Dokument eingebettet und digital signiert.
E-Rechnungspflicht ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 gilt für B2B-Umsätze in Deutschland die E-Rechnungspflicht. ZUGFeRD ist eines der Formate, die diese Anforderungen vollumfänglich erfüllen. Wer heute noch Papierrechnungen oder einfache PDFs ohne XML-Struktur versendet, muss seine Prozesse zeitnah umstellen. Bei Fragen zur technischen Umsetzung oder zur Wahl der richtigen Schnittstellen können Sie gerne ein kostenloses Erstgespräch vereinbaren.
| Merkmal | ZUGFeRD-Rechnung | Klassisches PDF |
|---|---|---|
| Maschinenlesbarkeit | Ja (XML) | Nein |
| Rechtssicherheit (B2B) | Hoch (konform) | Nicht ausreichend |
| Automatisierung | Vollautomatisch | Manuelle Erfassung nötig |
Die Umstellung auf ZUGFeRD ist kein reiner IT-Prozess, sondern eine strategische Entscheidung für effizientere Finanzprozesse. Achten Sie darauf, dass Ihr Lexikon der Fachbegriffe stets aktuell bleibt, um bei gesetzlichen Änderungen schnell reagieren zu können.
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